A szoftvermodernizáció kihívásai egyre aktuálisabbá válnak a cégvezetők és az IT-területek döntéshozói számára, hiszen a digitális transzformáció üteme napról napra gyorsul. A modernizáció stratégiai tervezést, megfelelő erőforrásokat és az üzleti igények alapos elemzését igényli. A régi rendszerek biztonsági frissítése vagy a technológia cseréje önmagában nem elég a versenyképesség megőrzéséhez és a modernizációs projekt során számos kihívás áll minden vezető előtt. Hogyan kerülhetjük el a leggyakoribb buktatókat, és hogyan tehetjük sikeressé a szoftvermodernizációs projektet? Ezeket a kérdéseket járjuk körül cégünk, a United Consult szakértőinek segítségével.

Amikor szoftvermodernizációról beszélünk, az informatikai vezetőknek a megfelelő indokokat kell szem előtt tartaniuk. Nem lehet ennyivel elintézni, hogy „vannak a régi cuccaim, cseréljük ki őket újra” – vallja Thomas Klinect, a Gartner tanácsadó cég vezető kutatási igazgatója. Egyetértünk a véleményével, és el is mondjuk, hogy miért…

Nem csak a IT-rendszerben, hanem a fejekben is szoftvert kell cserélni!

A legacy szoftver modernizációja nem pusztán a régi technológia egyszerű lecserélése egy újabb, korszerű technológiára, a modernizálás során ugyanis a technológia iránya és az alkalmazásarchitektúra modernizációja mellett a szervezet működését, az üzleti célkitűzéseket is figyelembe kell venni! Ez egy komplex feladat, amely a nyilvánvaló előnyök mellett rengeteg hibalehetőséget is magában hordoz.

Korábbi bejegyzésünkben már hivatkoztunk arra az adatra, hogy a szoftvermodernizációs projektek 70%-a sajnos elbukik vagy részleges sikerrel zárul. Most azt mutatjuk be, hogy melyek azok a leggyakoribb kihívások, amelyek komoly kockázatokat jelentenek és hogyan lehet ezeket a szoftvermodernizációs projekt tervezésekor megelőzni, hogy a mi projektünk végeredménye üzleti és technológiai szempontból is sikeres legyen.

Míg a dokumentáció hiánya, a szakértelem vagy a legacy alkalmazások fejlődése során elkövetett hibák és következetlenségek gyakori problémát jelentenek, legtöbbször mégsem ezek okozzák a szoftvermodernizációs projektek bukását. Nézzük meg, hogy melyek a legnagyobb kihívások és legkritikusabb pontok a szoftvermodernizáció során!

Mennyire támogatja jelenlegi IT rendszere a vállalat üzleti célitűzéseit?

Fedezze fel, hol tart IT rendszere! Töltse ki ingyenes felmérésünket, és kapjon átfogó képet jelenlegi IT architektúrája állapotáról. Ismerje meg rendszere erősségeit és fejlesztendő területeit, és derítse ki, mennyire felel meg a mai technológiai követelményeknek. A felmérés végén megtudhatja jelenlegi rendszerének elavultságát, valamint személyre szabott javaslatokat kap a modernizációhoz.

Tovább az ingyenes felmérésre

1. A scope hibás meghatározása

Probléma: Gyakori buktató, hogy nem mérik fel, hogy a maga a cég megfelelően érett-e a szoftvermodernizációra. Az érettségfelmérés során kell meghatározni, hogy készen áll-e a szervezet a modernizációval járó változásokra. A felmérés előzetes, átfogó képet ad a „technical debt” méretéről és komplexitásáról. Súlyos és rendszeresen előforduló probléma ennek a felmérésnek a kihagyása, amivel a projektet már az elindulása előtt kudarcra ítélik.

Megoldás: A szoftvermodernizációs érettség felmérésével egyértelműen meghatározható a projekt scope-ja, így az IT- és üzleti vezetők előre fel tudnak készülni a modernizáció során felmerülő kockázatokra.

2. A szoftvermodernizáció tisztán technológiai projektként kezelése

Probléma: 10-15 évvel ezelőtt az IT-szervezet legfőbb szerepe a megfelelő informatikai képességek, a számítási kapacitások biztosítása és a szoftverek, a használt technológiák standardizálása volt. Ma már minden üzleti folyamat egyben digitalizált folyamat, emiatt minden olyan lépés, mely az informatikai igényeket elkülöníti és külön kezeli a cég üzleti stratégiájától, lényegében kudarcra van ítélve.

A szoftvermodernizáció során az üzleti igények megvalósításának kell prioritást élveznie, a modernizáció lépéseinek az új üzleti célkitűzések megvalósítását kell támogatnia. Gyakran előfordul, hogy az informatikai vezetők azzal szembesülnek az üzleti területek bevonásakor, hogy azok szereplői rengeteg új igényt fogalmaznak meg. Ilyen esetekben gyakori a „visszavonulás” és a szoftvermodernizáció technológiai modernizációvá silányítása. Fontos azonban tisztázni: minden modernizáció lehetőséget kínál a folyamatok optimalizálására, így a korábbi legacy rendszerek miatti üzleti korlátokat is meg lehet ilyenkor változtatni.

Megoldás: A sikeres modernizáció egyik kulcsa az üzleti területek bevonása, a jövőbeli igényeik egyeztetése, az üzleti célok elérését támogató modernizációs lépések bemutatása és közös elfogadása azzal együtt, hogy akár üzleti folyamatok megváltoztatására is szükség lehet. Érdemes egy részletes üzleti tervet összeállítani, amely tartalmazza, hogy a szoftvermodernizáció segítségével a szervezet milyen üzleti célokat és milyen határidővel tud megvalósítani, illetve, hogy e célok megvalósítása hogyan illeszkedik az üzleti stratégiába.

3. A szoftvermodernizáció nem alkalmazásfejlesztési projekt

Probléma: A legacy rendszerek életciklusa gyakran évtizedes távlatokat ölel fel. Ennek az az oka, hogy ezek legtöbb esetben üzletkritikus rendszerekről van szó, melyek változtatásában komoly kockázatot látnak a döntéshozók. A modernizációs tevékenységeket úgy kell végrehajtani, hogy az üzletfolytonosság fennmaradjon, hiszen az üzletmenet nem állhat meg. A modernizációs projektek során egy alkalmazás, egy modul vagy egy funkció kiváltása egyben történik meg, esetenként akár milliós nagyságrendű kódsoron.

Megoldás: A projekt és a fejlesztési ciklus során folyamatosan fókuszban kell tartani, hogy bármely változtatás során biztosítani kell az üzletfolytonosságot. Ehhez már a projekt elején be kell vonni más IT területeket és el kell kezdeni felmérni a migráció során felmerülő igényeket, pl. Hogy mely adatokat, milyen formában és a migráció melyik pontján kell átemelni a régi rendszerből az új rendszerbe? Mik az előfeltételei és hogyan tudjuk tesztelni a sikerességét?

4. Alábecsült változásmenedzsment

Probléma: A modernizációs projektek alul becsült kockázata azon változások mennyisége és hatása, amelyek az éles rendszerben történnek, miközben zajlik az új rendszer implementációja. Egy átlagos szoftvermodernizációs projekt akár 2-4 évig is tarthat. A „code freeze” ilyen esetekben nem megoldás.

Megoldás: Már a projekt kezdetekor érdemes egy dedikált elemzőt kinevezni a változásmenedzsmentért felelős személynek. Az ő feladata a projekten belüli csapatok és párhuzamosan futó projektek közötti kapcsolattartás, a függőségek és azok – a szoftvermodernizáció során megvalósítandó célokra gyakorolt – hatásainak elemzése, majd a változások átvezetésének megtervezése az új rendszerbe a megfelelő érintettek bevonásával a szükséges pontokon.

5. Az új technológiák ismeretének hiánya

Probléma: A modernizáció során nagyon fontos a jól képzett, innovatív, naprakész tudással rendelkező informatikai szakértők minél korábbi bevonása. Ha nem ismerjük a trendeket, és rosszul választjuk meg az új technológiákat, azzal nagyot hibázhatunk. Azt kockáztatjuk ugyanis, hogy a modernizáció lezárása után már készülhetünk is a következő modernizációs projektre. Mindez persze súlyos költséget jelent a szervezetnek, és komoly hitelességi problémákat okoz az informatikai szervezetnek.

Megoldás: A modernizációs stratégia kiválasztása utáni tervezési fázisban magas szinten meg kell határozni azokat a jövőálló technológiákat, alkalmazásarchitektúra-irányelveket és projektfelépítést, amelyre az új rendszert építeni akarjuk. Ehhez olyan szakértők szükségesek, akik ismerik a legújabb technológiákat és az ígéretes, jövőbeli trendeket, emellett van tapasztalatuk szoftvermodernizációs projektek végrehajtásában is.

6. Az üzleti képviselők és az informatikai szakértők távolsága

Probléma: Gyakori hiba, hogy az üzleti területen dolgozó vezetők és kollégák érdekeltek ugyan a projektben, de nem vagy nem a teljes megvalósulási ciklus során vesznek részt az új rendszer kialakításában. Nagyon sok hibát rejt az a megközelítés, ahol az üzlet és az informatika el van különítve. Jelentősen rontja a projekt rugalmasságát. Egy több évig tartó modernizáció során kritikus kockázatot jelent, ha az üzleti igények útközben változnak, és ez a projektben, illetve az IT-szervezetben fennakadást okoz, mert nincs meg a megfelelő kommunikáció és rugalmasság a projektszervezetben. Könnyen előfordulhat, hogy mire a korábbi üzleti igény megvalósul, addigra lényegében elavulttá válik. Ez komoly piaci hátrányt okozhat a cégnek.

Megoldás: Az üzleti területek érintettjeit, a területek digitalizációs képviselőit be kell vonni már a projekt előkészítő fázisában, érdekeltté kell őket tenni a közös munkában. Előfordul, hogy előzetes felkészítő képzéseket kell nekik tartani. Tisztázni kell, hogy az üzleti területek képviselői, illetve az informatikai szakemberek milyen tudással és tapasztalattal járulnak hozzá a projekt sikeréhez. Ki kell építeni az együttműködés rendszerét, egyértelműen meghatározni, hogy az üzleti területek képviselőitől milyen típusú támogatásra van szükség a projekt megvalósítása során.

7. A legacy rendszert karbantartó csapat kizárása a projektből

Probléma: Tapasztalataink szerint az is gyakori probléma, hogy a legacy rendszer szakértőit marginálisan kezelik a rendszer modernizációja során, holott az aktív bevonásuk az új rendszer felépítésébe jelentősen csökkentheti a modernizáció kockázatait. A régi rendszer szakértői a saját munkájuk szükségtelenségét, a saját fontosságuk háttérbe szorulását, egzisztenciális szorongást érezhetnek. Ezt a kockázatot nem érdemes alábecsülni, komoly akadályozó tényező lehet a korábbi csapat motiválatlansága.

Megoldás: Az informatikai vezetőknek világossá kell tenni, hogy a jelenlegi szakértőknek – például átképzések formájában vagy más munkakörben – biztosítva lesz a hatékony és értékteremtő munka lehetősége. Ha az új technológiákról döntés született és az új rendszer felépítéséhez szükséges képességeket birtokló, innovatív és rugalmas szakértők rendelkezésre állnak, akkor össze kell kovácsolni őket a korábbi rendszer szakértőivel. Meg kell határozni a csapatok felépítését: fontos, hogy minden csapatban legyenek a régi és az új szervezeti egységekből is szakértők.

A legacy rendszerek modernizációja csak együtt lehet sikersztori!

Összességében elmondhatjuk, hogy a legacy szoftvermodernizációs programok sikeres végrehajtása megköveteli a technológiai, üzleti, szervezeti, projekt- és emberi szempontok alapos mérlegelését. Bár komoly kockázatok övezik e projekteket, a vezetőknek előbb-utóbb nem lesz választásuk, és bele kell vágniuk a megvalósításba. Ne feledjük el, hogy a sikeres projektek minden érintett résztvevő számára komoly üzleti előnyt és magabiztos szakmai tapasztalatot jelentenek!

Szerző: Evanics Attila - United Consult

Források: